你需要的是格式還是具體內(nèi)容？

抬頭：需要樣本不？我給你一個我發(fā)出去的公函

函 告

某某市第三中學(xué)校：

某某市XXX公司（以下簡稱我公司）對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ，由于貴校已升級供水系統(tǒng)對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ，已經(jīng)明確表示終止與我公司的繼續(xù)合作。同時貴校要求我公司在與貴校合同終止后對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ，貴校供水系統(tǒng)升級改造未完工期間，繼續(xù)供應(yīng)飲用水。

經(jīng)我公司認(rèn)真分析、仔細(xì)研究：

一、貴校要求繼續(xù)供應(yīng)飲用水這一要求，將導(dǎo)致我公司蒙受較大的經(jīng)濟(jì)損失，如繼續(xù)供水將涉及以下費(fèi)用：

1、更新飲水機(jī)100臺套，價值10000元。（前期飲水機(jī)已達(dá)使用年限，應(yīng)逐漸更新淘汰）

2、維護(hù)費(fèi)用20元/臺X2月X350臺=14000元。（飲水機(jī)的日常維修、清洗、保養(yǎng)）

3、預(yù)計總投入：24000元。

二、如我公司不追加投入，則很難維系飲水機(jī)的正常使用，致使我公司的服務(wù)質(zhì)量下滑，從而導(dǎo)致我公司的聲譽(yù)嚴(yán)重?fù)p害。

三、如我公司考慮到蒙受的經(jīng)濟(jì)損失停止供應(yīng)飲用水、則可能導(dǎo)致貴校近萬名學(xué)生短時間內(nèi)無水可用，引發(fā)嚴(yán)重的社會輿論，對我公司的企業(yè)形象，商業(yè)信譽(yù)將造成沉重打擊，對貴校也將造成一定的負(fù)面影響。

鑒于以上的分析結(jié)果，我公司建議：

一、 貴校對于我公司在貴校供水系統(tǒng)升級改造完成之前這一特殊時期，給予一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，彌補(bǔ)我公司的部分經(jīng)濟(jì)損失（貴校函復(fù)補(bǔ)償金額），我公司于貴校供水系統(tǒng)改造完畢后退出。

二、 續(xù)簽為期X年的《供應(yīng)合同》，以減小我公司經(jīng)濟(jì)損失，我公司適時退出。

綜上分析及解決方案系我公司研究決定后作出，懇請貴校在我公司致函三日內(nèi)商議后復(fù)函我公司，我公司將視貴校復(fù)函做出決定，否則，我公司將在考慮自身經(jīng)濟(jì)損失的情況下，于致函三日后，退出貴校，撤離相應(yīng)設(shè)備?？贤麖?fù)函為謝對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ！

此 致

某某市XXXX公司

聯(lián)系電話：

聯(lián)系人：

2013年9月4日

施工單位函件書寫技巧:函件風(fēng)險、分類與經(jīng)驗(yàn)分享-工保網(wǎng)

一、函件不當(dāng)引發(fā)的風(fēng)險

1、承包商因未書面告知業(yè)主設(shè)計存在缺陷而承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任事故損失賠償。

在某承包商與業(yè)主的施工合同中約定，承包商有義務(wù)對業(yè)主提供的設(shè)計圖紙進(jìn)行審查，如設(shè)計圖紙存在錯誤而承包商未向業(yè)主書面指出的，從而造成的損失由承包商承擔(dān)。

施工合同簽訂后，承包商依約對圖紙審核，發(fā)現(xiàn)設(shè)計圖紙中上水管道的鏈接方式存在問題，設(shè)計的鏈接方式不符合設(shè)計規(guī)范要求，存在質(zhì)量隱患，承包商遂向業(yè)主和監(jiān)理口頭表示對設(shè)計的異議和擔(dān)憂，但是業(yè)主考慮到工期緊張，對承包商提出的問題未予理會。

工程竣工交付后，果然因該設(shè)計隱患造成建筑物在質(zhì)保期內(nèi)發(fā)生漏水事故，業(yè)主依據(jù)施工合同向承包商提出索賠。承包商因未能提供證據(jù)證明其已經(jīng)向業(yè)主提出設(shè)計缺陷而被迫承擔(dān)對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 了賠償責(zé)任。

2、承包商在催款函件中沒有提及工期延長導(dǎo)致項目工期延長責(zé)任風(fēng)險。

根據(jù)《合同法》、《民法》等法律規(guī)定，業(yè)主未能按照合同約定時間或要求向承包商交付場地、資金、材料、設(shè)備、技術(shù)資料等，承包商有權(quán)工期延長。但是在司法實(shí)踐中，單純的欠付工程進(jìn)度款未必必然導(dǎo)致工期延長，而是既存在業(yè)主欠付工程款的事實(shí)，又存在承包商因業(yè)主欠款告知業(yè)主工期延長的行為，兩者結(jié)合才能工期延長。

在某承包商施工的項目中，業(yè)主采用故意降低已完產(chǎn)值審核金額的方式減少進(jìn)度款支出，盡管承包商在很多函件、會議中以各種方式向業(yè)主主張產(chǎn)值確認(rèn)不足的問題，但是近四年的工期，承包商從未在函件中將產(chǎn)值確認(rèn)不足與工期延長聯(lián)系起來，從而導(dǎo)致工期延長的責(zé)任風(fēng)險。

3、在函件擬定中喪失原則立場給承包商造成非常不良的后果

施工中因業(yè)主資金不足，無法按照施工合同約定的付款比例向承包商支付進(jìn)度款，業(yè)主在面對承包商的請款函件時，要求承包商更改函件內(nèi)容，把原來承包商按照實(shí)際進(jìn)度請款的函件內(nèi)容改為按照業(yè)主能夠支付的進(jìn)度款金額反推承包商的請款內(nèi)容。

承包商一些負(fù)責(zé)人為了維系與業(yè)主的關(guān)系，便按照業(yè)主的要求照單全收，造成的結(jié)果是承包商墊付的工程款越來越多，引發(fā)整個公司的資金緊張，無法向業(yè)主要錢便克扣勞務(wù)費(fèi)用、分包商費(fèi)用，進(jìn)而引發(fā)大規(guī)模項目農(nóng)民工鬧事、停工，不僅給公司造成災(zāi)難性后果而且到最終業(yè)主還要追究承包商的工期責(zé)任。

4、因資料丟失導(dǎo)致權(quán)利無法維護(hù)

施工項目無論最終結(jié)算還是訴訟結(jié)算，其請求金額完全依靠證據(jù)資料，但是丟失資料的情況在施工企業(yè)中非常普遍，尤其是經(jīng)濟(jì)效益差、結(jié)算時間長的公司或項目，丟失資料更是家常便飯，資料齊全倒是新鮮事。有的是個別資料找不到，有的是成盒的資料找不到，有的是所有資料全找不到對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ；有的是被自己搞丟了，有的是交給業(yè)主后被業(yè)主、審計搞丟了。

二、擬發(fā)函件的簡單分類

函件與協(xié)議的區(qū)別

向?qū)Ψ奖硎瞿硞€事實(shí)或表達(dá)某個觀點(diǎn)的，都可以稱之為函件。如工作聯(lián)系函、通知、回函、簽證單、索賠函等等。函件的特點(diǎn)是單方面的意見，協(xié)議或者合同是多方當(dāng)事人就某些問題達(dá)成一致。函件可以構(gòu)成協(xié)議，如對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 我方向?qū)Ψ教岢瞿硞€建議或申請，對方回函表示同意對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ；如果我方向?qū)Ψ教岢瞿硞€建議或申請，對方回函給予新的金額，則我方享有選擇權(quán)，即選擇同意對方的意見或不同意對方意見。

經(jīng)常書寫函件分類

我們經(jīng)常書寫的函件主要有兩種作用：

1

一是信息傳遞作用，相對方閱讀我們函件能夠?qū)ξ覀兊男袨楸硎纠斫猓瑢ξ覀兊闹鲝埍硎菊J(rèn)可，即函件的作用在于說服對方。

2

二是起到證據(jù)作用，因?yàn)榻ㄔO(shè)工程施工合同會約定有大量的逾期失權(quán)條款和告知、提醒義務(wù)的條款，如索賠的逾期失權(quán)、甲供材交付的告知義務(wù)、設(shè)計缺陷的告知義務(wù)、業(yè)主指令無法執(zhí)行的告知義務(wù)等等，這些函件的發(fā)送目的并非要說服對方，而是證明承包商已經(jīng)履行了合同中的某些義務(wù)或手續(xù)要求，以保留將來和業(yè)主進(jìn)一步討論是非的權(quán)利

三、函件書寫的經(jīng)驗(yàn)分享

函件起草者在書寫函件之前首先要搞清楚函件目的是什么，是起到證據(jù)作用還是信息傳遞作用？證據(jù)作用與信息傳遞兩者之間最本質(zhì)的區(qū)別是證據(jù)作用的函件是暫時不解決矛盾、不引起沖突，即矛盾后移；而信息傳遞作用的函件不是矛盾后移而是在當(dāng)下就要有誰是誰非的結(jié)論。對于不同函件如何書寫呢？

1、起到證據(jù)作用的函件。

函件中應(yīng)寫明發(fā)函人主張過的內(nèi)容，其他方面則是點(diǎn)到即可。

例如，施工合同約定因業(yè)主原因發(fā)生停窩工的，承包商應(yīng)當(dāng)在14天內(nèi)向業(yè)主提出工期索賠和費(fèi)用索賠，逾期未提出的視為事件對工期和價款沒有影響。

當(dāng)真的發(fā)生停窩工事件時，承包方會很糾結(jié)，如果不發(fā)索賠函，按照合同便失去了索賠權(quán)利，失去索賠權(quán)的結(jié)果并非單純失去索賠權(quán)，還包括如果不能在合同約定工期內(nèi)完成施工需要向業(yè)主承擔(dān)工期違約責(zé)任。如果發(fā)函了，則有可能惡化項目經(jīng)理與業(yè)主代表的關(guān)系，特別是有的項目工期非常緊張，如果業(yè)主收到承包方工期延長的報告則有可能非常惱火。

那么這種函件在書寫時，應(yīng)當(dāng)點(diǎn)到即可。

1

首先，函件的題目應(yīng)避免“索賠”等刺激對方的字詞，而是改為“請示”、“請求”、“匯報”等相對謙恭的字眼；

2

其次，函中僅寫明因?yàn)槟呈聦て谠斐墒裁从绊懬以黾映杀镜鹊燃纯?，而不是?qiáng)調(diào)因?yàn)槟呈马椖亢贤て诒仨氀娱L多少天、業(yè)主必須賠償多少錢等。

3

最后，有時候?yàn)榱私档蜆I(yè)主惡感，上述類似的工期延長、損失賠償?shù)暮?，都沒有必要單獨(dú)成為一個函件，完全可以和其他內(nèi)容合并成一個函件，在闡述其他內(nèi)容的函件中順便提及索賠事宜。

2、信息傳遞作用的函件。

信息傳遞分為一般信息傳遞和重大信息傳遞。一般信息傳遞，主要是一些正常的工作交流。重要信息傳遞，其實(shí)是通過說理讓對方接受己方觀點(diǎn)，之所以他要說服對方是因?yàn)殡p方爭議很大，之所以要必須說服對方是因?yàn)槿绻麑Ψ讲唤邮芪曳接^點(diǎn)則我方損失會很大。所以，說服對方是一個很大的策劃，而往來函件與商務(wù)談判共同構(gòu)成商業(yè)交易的磋商環(huán)節(jié)。因此，在函件發(fā)出之前首先應(yīng)進(jìn)行策劃先做什么后做什么，也就是打組合拳而不是走一步看一步。在策劃過程中一般要考慮以下幾點(diǎn)：

1

我方目標(biāo)是什么？

2

對方對我方目標(biāo)的接受度？

3

達(dá)到目標(biāo)的理論依據(jù)是什么？

4

如果對方不接受目標(biāo)我方的后續(xù)手段是什么？

5

如果我們實(shí)施了后續(xù)手段對方的反制措施是什么？

6

我們?nèi)绾蝸砘鈱Ψ降姆粗拼胧?/p>

用一個簡單案例做具體說明。例如某項目合同價格低，由于施工過程中材料價格上漲、工期延長等，導(dǎo)致虧損五千萬元，承包商希望業(yè)主承擔(dān)五千萬元損失。如此高金額的索賠業(yè)主一般都不會同意，所以承包商只是單純地向業(yè)主闡述請求業(yè)主合同外支付五千萬元是沒有作用的。所以必須先進(jìn)行策劃后具體開展。具體為：

1

我們的目標(biāo)是業(yè)主合同外增加結(jié)算五千萬元。雖然目標(biāo)是五千萬元，但是不可能向業(yè)主說因?yàn)槌邪虉髢r低所以業(yè)主補(bǔ)償五千萬元。而是依據(jù)合同、依據(jù)事實(shí)歸納出一個“體面”的理由請求業(yè)主支付五千萬元。如停窩工補(bǔ)償、改變合同約定的調(diào)差條款增加承包商價款、以簽證或認(rèn)價的方式增加價款五千萬元。當(dāng)然，從將來“談價還價”的角度考慮，訴求金額必須高于五千萬元。

2

當(dāng)承包商提出主張后，業(yè)主項目公司肯定不認(rèn)同承包商索賠。因?yàn)轫椖抗靖緵]有權(quán)利確認(rèn)如此高的索賠金額，而且一旦認(rèn)同了承包商索賠，就意味著業(yè)主需要增加投資，業(yè)主項目公司管理人員可能要承擔(dān)管理責(zé)任，再加上承包商的大部分訴求本身也缺乏合同依據(jù)和事實(shí)依據(jù)，造成承包商的上述索賠訴求很難得到業(yè)主的認(rèn)可。

3

找到承包商訴求的理論依據(jù)。承包商只有找到支撐訴求的依據(jù)才能占領(lǐng)談判的道德制高點(diǎn)。例如，因業(yè)主原因工期延長造成降效、因業(yè)主原因工期延后價格上漲、實(shí)際施工與工程量清單項目特征不符應(yīng)當(dāng)重新批價等等。

4

如果業(yè)主不接受承包商的索賠要求，承包商還有什么后續(xù)手段？業(yè)主不接受承包商的索賠訴求無外乎兩點(diǎn)原因，要么承包商的索賠理由不充分，要么承包商缺少對業(yè)主的制約手段，孫律師認(rèn)為后者居于更重要的地位。因此索賠策劃必須考慮后續(xù)手段。承包商能夠考慮的后續(xù)措施主要是停工、解約。如果停工要考慮全面停工或局部停工，停自施部分還是停非自施部分；如果解約要考慮未施工部分的盈虧。但是不管停工還是解約，承包商均應(yīng)當(dāng)符合合同約定和法律規(guī)定，禁止違法停工、違法解約。

5

當(dāng)承包商向業(yè)主提出停工解約，業(yè)主的反制措施一般包括五點(diǎn)：一是停止支付工程款；二是向承包商發(fā)律師函；三是向承包商上級單位投訴；四是運(yùn)作地方政府以維穩(wěn)的名義對承包商施壓；五是威脅沒收銀行保函。承包商需要提前對業(yè)主的反制措施進(jìn)行預(yù)判，并做好準(zhǔn)備工作。

6

如何避免我們的違約責(zé)任，主要是工期責(zé)任；提前與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通匯報，促使領(lǐng)導(dǎo)理解項目做法。

只有策劃工作做得好，函件才能寫得好。沒有策劃的函件就如同無頭蒼蠅，是不可能得到預(yù)定效果的。

如下圖對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ：

公函：

正式對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 的或官方對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 的書信。公函是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時使用的一種文體。

公函注意事項：

首先要注意公函行文簡潔明確對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

其次，公函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。像對待其對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。

就是把什么位置出現(xiàn)了一個什么樣的問題，需要進(jìn)行整改——對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 你們提出整改的要求，比如時間上的要求（哪天以前要完成等）、質(zhì)量上的要求，等，把這些問題與要求都寫清楚就可以了。末了，還可以寫上要求對方先出個“整改方案”之類的，以讓對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 你們預(yù)先“過目”，并可設(shè)定具體的時間。

特點(diǎn)：

（一）溝通性：

公文函函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。

（二）靈活性：

表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。

二是格式靈活，除了國家高級機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。

（三）單一性：

函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項。

抱怨和索賠信函（Complaints & Claims ）的目的是為了獲取更好的服務(wù)對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ，對已出現(xiàn)的問題求得盡快的、妥善的解決。它通常是買方由于對收到的貨物不滿而書寫對方把我方設(shè)備損壞發(fā)函件 ，如：貨物未按時到達(dá)；貨物雖抵達(dá)，但與訂單所載不同；貨物有損毀現(xiàn)象；貨物數(shù)量短缺或多余；貨物質(zhì)量與樣品不符；服務(wù)不合理以及收費(fèi)過高等，這些均是抱怨、索賠的正當(dāng)理由。

書寫抱怨、索賠信函時，不妨開門見山出原先雙方同意的條件，然后列舉事實(shí)以表示有何不滿，以及為什么不滿，最后提出解決的方法。內(nèi)容應(yīng)明確、清楚 、有理，語氣要簡潔、堅決。避免使用憤怒和使對方過于難堪的措辭（除非你所抱怨的問題反復(fù)發(fā)生，且多次投訴而毫無結(jié)果）。

1） For Delay in Shipment (由于發(fā)貨延遲而抱怨)

Dear Sirs ,

The furniture we ordered from you should have reached us a week ago .Needless to say , the delay in delivery has put us to great inconvenience .It is therefore imperative that you dispatch them immediately .Otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere.

Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible .

Yours faithfully,

Jorn Thomas

親愛的先生們：我方從貴方訂購的家具應(yīng)于一星期前收到。不用說，發(fā)貨的延遲給我方帶來了很大的不便。因此，貴方必須立即發(fā)貨，否則我們將被迫取消訂單，到另處訂貨。

請緊急處理此事，并盡快告知結(jié)果。

2） For Poor-Packing （由于包裝不妥提出索賠）

Dear Sirs ,

We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you .It was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing . Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost .This is the amount by which we propose to reduce our selling price .If you cannot accept , Im afraid we shall have to return them for replacement .

Sincerely yours ,

Jorn Thomas

親愛的先生們：我們寫信通知貴方，519號訂單玩具已收到，但貨物狀況很不令人滿意 ，故我們不得不提出索賠。經(jīng)檢查，我們發(fā)現(xiàn)有10％的貨物破損，而且一些也有嚴(yán)重磨損現(xiàn)象。很明顯，這是由于包裝不妥造成的。因此，我們無法以原價售出貨物。 建議貴方依照發(fā)票金額給予20％的折扣，這是我們所建議降低的售價額度。如果貴方無法接受，我們將不得不退貨，要求替換。

3） For Damage of Goods （由于貨物損壞而抱怨）

Dear Sirs,

Our order No.JT-8 The glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning .The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect condition .But when I unpacked them with great care , I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked .

We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods .

Yours faithfully,

Jorn Thomas

親愛的先生們：訂單JT－8號我方于7月3日從貴處訂購的玻璃器皿已于今早貨運(yùn)公司送到。裝有貨物的160個紙箱完好無損。但當(dāng)我們小心打開檢查時，發(fā)現(xiàn)有10箱玻璃器皿嚴(yán)重破損。相信貴處能理解我方要求對損壞貨物進(jìn)行賠償。

4） For Incomformity（由于貨物不符而抱怨）

Dear Sirs ,

On March 12, we ordered 1,200 shirts size 42. But unfortunately ,we received completely different articles-children clothes today .We can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order .

As I have several customers waiting , please arrange for the replacements at once.

Faithfully yours,

Jorn Thomas

親愛的先生們：三月十二日我訂購了一千二百件四十二號男式襯衣。但不幸的是，今天我們收到了完全不同的貨物――兒童服裝。我們想貴方一定搞錯了，兒童服裝是另一份訂單。由于有幾位客戶在等貨，故請貴方立即安排更換貨物。

5） For Unacceptable Substitute （由于無法接受替代物而抱怨）

Dear Mr .Cliff,

During the past three months I have placed two sizable orders for The Handy Desk Companion by Roy .specifying the hard back binding .But both time you sent me paper-back binding because you were out of stock on the hard-back .

Fortunately ,I am still selling a few of the paper backs ,but more and more customers ask for the hard-back ones .(At least two of our competitors have this reference book in hard-back in our cities).

Enclosed is my order for 75 copies of The Handy Desk Companion in hard-back . Please do not , under any circumstances ,send me anything else . I have plenty of the paper-back in stock.

Very sincerely yours ,

Jorn Thomas

親愛的克里夫先生：在過去的三個月中，我兩次向貴方訂購了相當(dāng)數(shù)量的由羅伊所著的《便利的辦公伙伴》一書，指定需要精裝本。但貴方由于精裝本缺貨，兩次寄給我的都是平裝本。

值得慶幸的是，我仍賣出一些平裝本，但越來越多的顧客索要精裝本。（本對少有兩家競爭者出售此書的精裝本）。

隨信寄上訂單，購買75本《便利的辦公伙伴》精裝本。請無論如何，不要寄給我其它替代物。我現(xiàn)已大量平裝本的庫存。

6）For Shortweight (由于短重而要求索賠)

Dear Sirs ,

We have just received the Survey Report from Shanghai Commodity Inspection Bureau evidencing that all drums of apple juice weigh short by form 1 to 5 kilogram ,totaling 300 kilogram. As the drums were intact , it is obvious that apple juice was short weight before shipment .Under such circumstances , we have to file a claim against you to the amount of RMB

850 plus inspection fee .

we are enclosing the Survey Report No. TE(95)115 and looking for ward to your settlement at an early date .

Yours faithfully .

親愛的先生們：

Jorn Thomas

我方剛剛收到上海商檢局的栓驗(yàn)報告，證明所有蘋果汁每桶少一至五公斤,總共減少三千公斤。由于果汁完好無損，顯而易見，蘋果汁估裝運(yùn)前就不夠重量。在這種情況下，我方不得不向貴方提出八百五十元人民幣的索賠，另加檢驗(yàn)費(fèi)用?，F(xiàn)隨信附上第TE（95）115號商檢報告，希望早日解決這一問題。

7）For Over -Shipment （由于到貨數(shù)量過多而抱怨）

Dear Sirs,

We thank you for promptness in delivering the Chinaware we ordered on 20th Dec .The number of cartons delivered by your carrier this morning was 360, whereas our order was for only 320.

Unfortunately , our present needs are completely covered and we cannot make use of the extra goods .Please inform us by fax what we are to do with the extra goods .

Yours faithfully ,

親愛的先生們：對于我方12月20日訂購的瓷器，非常感謝貴方及時發(fā)貨。然而，今早貴方承運(yùn)人送來360箱貨物，而我方只訂購了320箱。很不幸，我方目前的需要已完全飽和，無法接受多余的貨物。請傳真通知我方如何處理。

8）、or Inferior Quality (由于質(zhì)量低劣而抱怨)

Dear Sirs,

With reference to our Order No. 315, we are compelled to express our strong complaints for the inferior quality . Compared to the sample No . 169, the arrived self-adhesive correction tape is very transparent and does not satisfactorily cover the error being corrected .

We shall be glad to have your explanation of this inferiority in the quality , and also to know what you purpose to do in this matter .

Sincerely yours .

Jorn Thomas

親愛的先生們：關(guān)于我方第315號訂單，由于到貨質(zhì)量低劣，我主被迫表達(dá)強(qiáng)烈的不滿。同169號樣品經(jīng)較，此次運(yùn)到的修改帶稀薄，無法滿意覆蓋被改正的錯誤。我方希望貴方對這一情況加以解釋，并告知貴方對此事的處理方法。

9）、For Errors in an Invoice(由于發(fā)票錯誤抱怨)

Dear Sirs ,

When your sales representative, Helen Xu, called on me in late December ,she told me that you were offering a special price of $ 147 on the ,Wizard icemaker during the month of January .I ordered six on January 17, figuring the total amount of the order at $882.However ,the invoice that accompanied the shipment showed the amount due as $ 1098 .It is apparent that I was charged the regular price of $ 183 instead of the lower price I was promised .

Im enclosing a check for $ 882 in payment of the order .Unless I hear from , you to the contrary ,I will assume that this is the correct amount and that my account is clear .If this is not the case ,I would like your permission to return the six Wizard icemakers to you at your expense .

Sincerely yours ,

親愛的先生們:當(dāng)貴方銷售代表海倫•徐去年十二月底拜訪我時,告知今年一月份奇術(shù)制冰機(jī)將以每臺147美元的價格銷售。我于一月十七日訂購了六臺，應(yīng)支付882美元。然而，貴方的銷售價常規(guī)價每臺183美元，而并非所許諾的低廉價格。隨函附上一張882美元的支票。除非我聽到異議，否則我將認(rèn)為款額正確、帳務(wù)已清。如果情形相反，請允許我退回六臺奇術(shù) 制冰機(jī)，所需費(fèi)用全由貴方支付。

10)、For Poor Performance on a Service Contract (由于服務(wù)質(zhì)量差而抱怨)

Dear Mr .Weidner .

Contract No. 17854

You will recall that you and I have discussed at least three times during the past six months the low quality of service provided by your hotel .After each conversation, service is improved for a short time , and then reverts .back to the old standard that brought abort my original complaints .

I will summarize in this letter my previous discussions about your performance .You may wish to refer to our contract as you read my comments.

1. Windows :According to the contract ,all windows are to be cleaned once a month .This is not being done .Often from six to eight weeks elapse between cleanings .Even when the windows are cleaned ,the job is less than satisfactory .

2.Carpets: The carpets should be vacuumed after each workday .Although your service people do show up each day , their efforts can only be described as careless .

3.Miscellaneous : I could mention a dozen other cleaning responsibilities that are not being met satisfactorily--furnitures , lavatories and ash trays , for example .

I call your attention to paragraph 7c in the contract , Mr .Weidner , in which the provisions for revocation of the contract are described .I do not like to consider such a possibility , but I must have your written assurance that all provisions of the contract will be met .

I will be pleased to meet with you once more to discuss the situation. I assure you that this a matter of some urgency to me .

Yours faithfully,

Jorn Thomas

親愛的韋德羅先生：您會記得，在過去六個月中，我們至少三次討論過貴旅店服務(wù)質(zhì)量低劣問題。每次討論過后，服務(wù)質(zhì)量在短時間內(nèi)有所提高，但不久又退回到原先的水平。

在這封信中，我將就先前討論問題做一概述。您在閱讀此信時，也許需要參考我們的合同.1. 窗戶：遵照合同，每月清洗一次所有窗戶。然而。此項工作并未得到落實(shí)。每次清洗相隔六至八周。即使窗戶被清洗過，效果也不盡人意。2. 地毯：每個工作日之后，對地毯應(yīng)真空吸塵。盡管貴方服務(wù)人員每天露面，但工作很不仔細(xì)。3. 各種事務(wù)：我可列舉許多令人不滿意的清潔工作，例如家具、衛(wèi)生間、煙灰缸等等。韋德羅先生，請您注意我們合的每7c一段，有關(guān)終止合同的說明。我本人并不想考慮這種可能，但您是必須書面保證履行合同中的所有條款。我很愿意同您再次會晤，討論目前情形。這事對于我至關(guān)重要，二盼急迫。